Tips voor werkgevers en werknemers
- Meer vrije ruimte WKR
- Nog langer versoepelde administratieve verplichtingen
- Voorlopig voortzetting onbelaste vaste reiskostenvergoeding
- NOW opnieuw gewijzigd
- Werkplek verplicht coronaproof
- Korter loon doorbetalen bij ziekte werkende AOW’er
- De werkgever, de sneltest en de AVG
Meer vrije ruimte WKR
De vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) is ook in 2021 verruimd en bedraagt 3% over de eerste € 400.000 loonsom per werkgever en 1,18% over het meerdere. Met de extra vrije ruimte krijgt u meer mogelijkheden om eventuele thuiswerkvergoedingen die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, onbelast te vergoeden.
Daarnaast is het mogelijk om onder voorwaarden bepaalde thuiswerkgerelateerde kosten onbelast te vergoeden, zoals bijvoorbeeld arbovoorzieningen en ICT-middelen. Bij arbovoorzieningen kan gedacht worden aan het faciliteren van een ergonomisch verantwoorde werkplek, waaronder een bureaustoel. Onder ICT-middelen valt bijvoorbeeld een noodzakelijke laptop.
Eindheffing
Vergoedt of verstrekt u meer dan het bedrag van uw vrije ruimte? Dan betaalt u over het meerdere 80% eindheffing. De eindheffing over het aangiftejaar 2020 hoeft u pas aan te geven bij de loonaangifte over het tweede loontijdvak, dus bij de aangifte over februari, die u in maart doet.
Nog langer versoepelde administratieve verplichtingen
U heeft allerlei wettelijke administratieve verplichtingen, maar u kunt daar door de coronacrisis niet, niet tijdig of niet geheel aan voldoen. Daarom hanteert de Belastingdienst een soepel beleid, waarbij u bij het niet nakomen van een administratieve verplichting de gelegenheid krijgt om de tekortkoming te herstellen, zodra u dat kunt. Heeft u bijvoorbeeld niet tijdig aan de identificatieplicht voldaan, dan blijft het anoniementarief achterwege als u de identiteit van de werknemer alsnog vaststelt, zodra u daar in redelijkheid toe in staat bent. Dit beleid was verlengd tot 1 april 2021. Maar de coronacrisis is voorlopig nog niet voorbij en daarom is dit beleid verder verlengd tot 1 juli 2021.
Voorlopig voortzetting onbelaste vaste reiskostenvergoeding
De verandering van het reispatroon van werknemers door het thuiswerken, hoeft tot 1 april 2021 geen gevolgen te hebben voor de vaste en onbelaste reiskostenvergoeding. Dit heeft het kabinet besloten in het nieuwste steunpakket.
Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter kunt u een vaste onbelaste vergoeding afspreken met uw werknemers, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. Het thuiswerken van veel werknemers vanwege de coronacrisis leidt tot verandering van hun reispatroon. Gedurende heel 2020 hoefde u de vaste reiskostenvergoedingen echter niet aan te passen bij een wijziging in het reispatroon. Dit gold ook voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Aanvankelijk mocht u deze onbelaste vaste reiskostenvergoeding die u vóór 13 maart 2020 (dus vóór de coronacrisis) onvoorwaardelijk aan uw werknemers hebt toegekend, nog tot 1 februari 2021 voortzetten. Maar inmiddels is deze termijn dus verlengd tot 1 april 2021.
Let op
U hoeft de vaste en onbelaste reiskostenvergoeding niet aan te passen, maar wilt u de vergoeding wel bijstellen bij een verandering van het reispatroon, dan behoort dit ook tot de mogelijkheden.
NOW opnieuw gewijzigd
Eind vorig jaar werd bekend dat de afbouw van de NOW 3.0-regeling vanaf 1 januari 2021 niet doorgaat. In het nieuwste steunpakket is het maximale vergoedingspercentage voor het tweede (1 januari 2021 t/m 31 maart 2021) en derde tijdvak (1 april t/m 30 juni) van de NOW 3.0-regeling verhoogd van 80% naar 85% van de loonsom. Hebt u ook voor het eerste tijdvak NOW 3.0-subsidie gehad, dan moeten de omzetperiodes op elkaar aansluiten. Het maximaal te vergoeden SV-loon per werknemer bedraagt € 9.718 per maand (2x het maximum dagloon van € 4.859).
U mag ook in het tweede en derde tijdvak de loonsom geleidelijk verminderen met 10%, bijvoorbeeld door natuurlijk verloop in het personeelsbestand, door minder personeel aan te houden of door een vrijwillig loonoffer te vragen van uw werknemers. U komt in het tweede en derde tijdvak voor NOW 3.0-subsidie in aanmerking als u tenminste een omzetverlies hebt van 20%. U kunt voor het tweede tijdvak vanaf 15 februari tot en met 14 maart 2021 NOW 3.0-subsidie aanvragen.
Werkplek verplicht coronaproof
U bent als werkgever wettelijk verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat uw werknemers veilig en gezond kunnen werken. Sinds 1 december 2020 is de wet- en regelgeving inzake arbeidsomstandigheden aangevuld met de plicht voor de werkgever om te voorkomen dat werknemers in de werksituatie besmet raken met het coronavirus. U moet de besmettingsrisico’s inventariseren en in de risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) vastleggen. Ook moet u een plan van aanpak maken met maatregelen om die coronarisico’s weg te nemen, om de maatregelen uit te voeren en toezicht te houden op de naleving ervan.
Voorkom hoge boetes
De Inspectie SZW heeft bekendgemaakt dat de controles bij werkgevers in 2021 vooral gericht zullen zijn op die verplichtingen – en daarmee op de vraag of werkgevers ‘coronaproof’ werken. Het standaard boetebedrag voor het ontbreken van een RI&E is € 4.500 per overtreding en € 3.000 voor een ontbrekend plan van aanpak. Ontbreken beide, dan levert dat dus een totaal boetebedrag op van € 7.500. Als in de arbeidssituatie besmettingsgevaren met het coronavirus bestaan en u het in ernstige mate nalaat om maatregelen te nemen, kan de Inspectie SZW de werkzaamheden stilleggen of uw onderneming sluiten.
Tip
Hebt u geen RI&E en/of plan van aanpak en bedrijfsvoorschriften (met daarin de naleving van de maatregelen!) – of de bestaande situatie nog niet aan de nieuwe zorgplicht aangepast – onderneem dan actie om boetes te voorkomen.
Korter loon doorbetalen bij ziekte werkende AOW’er
In de ‘Wet werken na de AOW-gerechtigde leeftijd’ (1 januari 2016) was bepaald dat u onder meer bij ziekte van een werkende AOW’er zes weken loon moest gaan doorbetalen. Die periode werd echter in het kader van een overgangsregeling tijdelijk op dertien weken vastgesteld. Op 1 april 2021 eindigt deze overgangsregeling. Hierdoor gaat uw loondoorbetalingsplicht bij ziekte voor bij u werkende AOW’ers terug van dertien naar zes weken.
De werkgever, de sneltest en de AVG
U wilt als werkgever vaak snel controleren of uw medewerkers besmet zijn met het coronavirus, zodat zij bij een negatieve uitslag direct weer aan het werk kunnen. Maar daar kleven risico’s aan. U mag immers geen gezondheidsgegevens van uw personeel verwerken, terwijl een testuitslag (positief dan wel negatief) dat wel is. Dit is namelijk verboden in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Met het afnemen van materiaal uit neus en/of keel wordt er bovendien genetisch materiaal verzameld. U zou uw personeel om toestemming kunnen vragen om een sneltest af te leggen en de uitkomst daarvan met u te delen. Maar ook dit is geen goed idee. De werknemer staat namelijk in een hiërarchische verhouding tot u en daardoor kan een werknemer zich bezwaard voelen om de toestemming te weigeren. Het is dus niet gezegd dat de toestemming vrijelijk is gegeven, waardoor deze toestemmingsverklaring weinig waarde heeft.
Afstemming met arbodienst
Wat in het kader van een sneltest wel kan richting uw personeel, moet u afstemmen met de arbodienst. De arbodienst mag immers wél gezondheidsinformatie over het personeel verzamelen en de vervolgacties met u afstemmen.
Let op
U kunt bezoekers wél vragen om toestemming te verlenen voor een sneltest.
In deze blog is de stand van zaken in wet- en regelgeving verwerkt tot 1 februari 2021. Hoewel ten aanzien van de inhoud de uiterste zorg is nagestreefd, kan niet volledig worden ingestaan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden. De redactie, de uitgever en de verspreider sluiten bij deze de aansprakelijkheid hiervoor uit. Voor een toelichting kunt u altijd contact met ons opnemen.