Deze column van Willemijn van Sandick verscheen op 28 oktober 2026 in De Telegraaf. 

Den Haag– Mijn zusje en nicht liepen vorige week de halve marathon van Amsterdam. Ik waagde me aan een heel andere uitdaging: een leesbaar antwoord geven op de vraag: wat moet je hoelang en hoe bewaren, als ondernemer? 

Eerst het wat: alles wat van belang is voor het bepalen van bezit, schulden, inkomsten, uitgaven. Dus niet alleen facturen, maar ook contracten en ondersteunend bewijs: een agenda bij de zakelijke etentjes en bij de kilometeradministratie, een bouwbestek bij facturen van de aannemer bijvoorbeeld.

Dan het hoelang. Iedereen kent de bewaarplicht van zeven jaar. Maar weet u ook dat die zeven jaar pas gaan lopen na afloop van de actualiteit? Dus een langlopend contract (huur, arbeidsovereenkomst) bewaart u tot zeven jaar na afloop van de looptijd. Voor vastgoed kan de btw-aftrek nog tot tien jaar na de uitgaven worden herzien en daarom is de bewaartermijn even lang. Ook voor veel buitenlandse btw geldt tien jaar.

Bewaren in oorspronkelijke vorm

En dan het hoe: digitaal of op papier. Van oudsher was de regel: je moet zaken bewaren in hun oorspronkelijke vorm. Dus papieren bonnetjes op papier. Maar de inkt van een papieren bonnetje is na drie maanden verdwenen, en het bonnetje leeft als pdf of jpg voort in uw digitale administratie.

U hebt inmiddels vast uw administratie zo ingericht dat de software van alle facturen (omzet en uitgaven) een pdf of jpg bevat die met twee drukken op de knop op het scherm verschijnt. Dat is voor de bewaarplicht voldoende. Dus van elk bonnetje neem je een foto. Die foto stuur je per app of mail naar de software en het bonnetje mag meteen naar de eeuwige jachtvelden.