Hoe wordt u cliënt bij Vastrecht

Wij stellen het op prijs dat u langs komt voor een kennismakingsgesprek. Voorafgaand aan dat gesprek ontvangt u per post onze brochure, tarievenlijst en algemene voorwaarden. In het kennismakingsgesprek kan precies worden afgebakend welke werkzaamheden u van ons verwacht. Na afloop van de kennismaking ontvangt u van ons een welkomstbrief waarin onder andere de afgesproken werkzaamheden staan omschreven.

De beroepsethiek vergt dat wij uw eventuele voorgaande adviseur inlichten over het feit dat u overstapt naar ons kantoor. Deze inlichting van onze kant is tevens de aanzet tot een collegiaal overleg over een efficiënte overgang, zodat geen dubbel werk wordt gedaan en geen lacunes ontstaan.

Wij kunnen daadwerkelijk voor u aan het werk zodra wij een ondertekende cliëntverklaring hebben ontvangen en de benodigde legitimatie.

Cliëntverklaring en incassomachtiging

Wij vragen u een verklaring te ondertekenen waardoor vastligt dat u Vastrecht hebt ingeschakeld en dat de voorwaarden waaronder wij werken bij u bekend zijn. Afhankelijk van uw situatie kunt u kiezen voor een van de volgende verklaringen:

Cliëntverklaring zonder partner en zonder BV.
Cliëntverklaring zonder partner met BV.
Cliëntverklaring met partner zonder BV.
Cliëntverklaring met partner en met BV.

Daarnaast kunt u een machtiging geven tot automatische incasso. Verplicht is dat niet, maar u bespaart daardoor de toeslag kredietbeperking die bij ontbreken van een machtiging op elke declaratie wordt vermeld. Met uw medewerking kunnen wij zo onze tarieven laag houden.

Download het machtigingsformulier

Identificatie

De Wet Identificatie bij Dienstverlening (WID) verplicht ons de identiteit van al onze cliënten vast te stellen c.q. te controleren aan de hand van legitimatie. Wij moeten ook een kopie van die legitimatie bewaren. Daarom vragen wij u ons de volgende identificatie te geven:

Van natuurlijke personen (cliënten maar ook de personen die rechtspersonen vertegenwoordigen) ontvangen wij graag kopie van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart).

Voor Nederlandse rechtspersonen (BV’s, NV’s) gaat het om zowel een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, als om een kopie van het legitimatiebewijs van degene die (als bestuurder) tekeningsbevoegd is voor de betreffende rechtspersoon. Het uittreksel kunnen wij—om u werk te besparen—zelf opvragen (met doorbelasting van de kosten die de kamer van Koophandel berekent), tenzij u ons bij of kort na intake een uittreksel hebt gegeven. De kopie van het indentiteitsbewijs van de vertegenwoordiger kunnen wij niet verzorgen en die ontvangen wij daarom graag van u.

Voor buitenlandse rechtspersonen geldt dat de identiteit vastgesteld moet worden door middel van een gewaarmerkt uittreksel uit het officiële handelsregister danwel met behulp van een verklaring die afkomstig is van een onafhankelijke advocaat of notaris uit het land van vestiging van de betreffende rechtspersoon.

Privacy, geheimhouding, en de WWFT

Vastrecht vindt de bescherming van uw privacy van het grootste belang. Dat is immers de basis van de vertrouwensrelatie die wij met elkaar moeten hebben om tot kwalitatieve advisering te kunnen komen.

      1. Welke gegevens verwerkt Vastrecht?
      Vastrecht verwerkt persoonsgegevens. Dat wil zeggen: wij verzamelen, bewaren, raadplegen en gebruiken uw gegevens.

      Vastrecht verwerkt uw gegevens. De daaruit voortkomende bestanden waarin deze gegevens zijn opgenomen, zijn niet aangemeld bij het college Bescherming Persoonsgegevens (CBP) omdat daartoe geen wettelijke verplichting bestaat. Wij houden uw gegevens echter zorgvuldig gescheiden van die van andere cliënten en wij waken ervoor dat uw gegevens niet via ons naar buiten komen, anders dan in het kader van onze dienstverlening aan u, of de wet.


      2. Voor welke doeleinden gebruikt Vastrecht deze gegevens?
      Uw gegevens worden in de eerste plaats gebruikt voor de dienstverlening waarvoor wij zijn ingeschakeld: voor het opstellen van uw belastingaangifte en voor advisering omtrent de vragen die u ons voorlegt. Daarnaast worden uw gegevens gebruikt bij de vaststelling van onze declaraties.

      Als onderdeel van onze rol als uw vaste adviseur gaan wij er soms toe over u pro-actief te adviseren. Uw gegevens kunnen worden gebruikt om te bepalen voor welke spontane adviezen u in aanmerking komt.

      Vastrecht gebruikt uw gegevens ook voor training en opleiding van personeel. Het kan voorkomen dat, wanneer u contact opneemt met Vastrecht, er wordt meegeluisterd door een collega om later het gesprek met de betrokken medewerker te kunnen analyseren om zo te kunnen zorgen dat Vastrecht-nmedewerkers zo klantvriendelijk en snel mogelijk uw vragen afhandelen.


      3. Hoe worden gegevens van derden verwerkt?
      Als u ons, ten behoeve van de advisering aan u, gegevens over derden verstrekt, worden die gegevens niet opgenomen in ons cliëntenbestand, maar uitsluitend opgeslagen in uw dossier bij Vastrecht. Deze gegevens en de adviezen waarbij zij zijn gebruikt, worden ook alleen aan u ter inzage gegeven, en niet aan deze derden. Dit geldt ook in familierelaties.


      4. Welke veiligheidsmaatregelen treft Vastrecht?
      Vastrecht maakt gebruik van geavanceerde technieken om haar bestanden en computersystemen te beveiligen en zorgt ervoor dat de veiligheid van het transport en de opslag van uw gegevens met waarborgen is omkleed. Alle papieren afval verlaat ons pand in versnipperde vorm.

      De Vastrecht website biedt de mogelijkheid om door te klikken naar andere websites. Vastrecht is niet verantwoordelijk voor de inhoud van dergelijke websites. U dient de privacy voorwaarden/ statements van deze websites zorgvuldig te lezen. De voorwaarden op deze sites kunnen afwijken van de voorwaarden van Vastrecht.


      5. Hoe kan ik mijn gegevens corrigeren?
      Om uw gegevens eenvoudig en snel te corrigeren kunt u telefonisch contact opnemen met ons kantoor. In sommige gevallen zal het zo zijn dat Vastrecht u vraagt alsnog een brief te sturen om uw wijziging door te geven en hierbij een kopie te voegen van een geldig legitimatiebewijs.


      6. Geheimhouding
      Vastrecht houdt uiteraard alles wat zij van u weet geheim. In uitzonderlijke gevallen geldt ook binnen het eigen kantoor een beperking op het delen van informatie over cliënten. Belastingadviseurs hebben een informeel verschoningsrecht voor hun dossiers tenzij die dossiers aangiftegegevens bevatten. Daarom zijn bij ons op kantoor adviesdossiers en aangiftedossiers strikt gescheiden


      7. De WWFT
      De wwft (Wet tegen Witwassen en Financiering van Terrorisme) verplicht ons om, zonder dat wij de cliënt hiervan in kennis mogen stellen, ongebruikelijke transacties aan te geven bij een meldpunt van de overheid dat vervolgens kan onderzoeken of sprake is van witwassen of van financiering van terroristische activiteiten.


      8. Overige vragen of opmerkingen.
      Met bovenstaande uitleg hopen wij u inzicht te hebben gegeven in de wijze waarop Vastrecht haar privacybeleid invult en uitvoert. Als innovatief belastingadvies kantoor wil Vastrecht niet alleen voorop lopen bij de ontwikkeling van nieuwe diensten en producten, maar wil zij in uw en haar belang ook meegaan in de ontwikkeling op het gebied van privacybescherming. Als gevolg van deze nieuwe ontwikkelingen kan de inhoud van dit beleid van tijd tot tijd worden aangepast. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact met ons op!