Vakantiechecklist voor ondernemers

Passend bij de tijd van het jaar hier een checklist hoe je je onderneming goed verzorgd achterlaat tijdens je vakantie.

Communicatie over en tijdens je vakantie:

  1. Informeer je relaties ruim van tevoren over je afwezigheid door middel van een e-mail en een out of office-assistent. Meld daarin wanneer je weer terug bent.
  2. Spreek een (tijdelijke) voicemail in met de boodschap dat je op vakantie bent en de naam en telefoonnummer van degene die je werkzaamheden overneemt. Ook hier met vermelding wanneer je weer terug bent.
  3. Wees bereikbaar in geval van nood. Binnen of buiten kantoor er is altijd een kans dat er een noodsituatie kan ontstaan. Zorg er daarom voor dat je klanten of medewerkers collega’s weten hoe en wanneer ze je het snelst kunnen bereiken (mail, app, telefoon). Zo staat niemand voor (vervelende) verrassingen.

Administratie

  1. Zorg ervoor dat alle financiële zaken zijn afgehandeld. Betaal de facturen voor vertrek of plan betalingen in met internetbankieren.
  2. Verstuur voor je vakantie facturen voor al het werk dat voor je vakantie is verricht.
  3. Stuur aanmaningen voor onbetaalde omzetfacturen.
  4. Lever voor vertrek je BTW administratie bij Vastrecht aan (over Q2 2018, of over de maand voorafgaand aan je vertrek).
  5. Zorg dat de e-mail met betaalinstructie voor de BTW jou bereikt en dat je kan betalen. Deze mail komt in de loop van de maand juli als het gaat om kwartaalaangifte BTW. Of elke maand als het gaat om maandaangiften. Als je ergens heen gaat waar internet slecht functioneert, machtig dan Vastrecht om BTW bij jou te incasseren en namens jou te betalen.
  6. Als er wijzigingen zijn in het salaris van medewerkers geef die dan heel tijdig door. Ook bij Vastrecht kan de planning van werkzaamheden in de zomermaanden iets anders zijn, en is tijdige informatie belangrijk.

Zorg dat het werk kan doorgaan

  1. Denk goed na over je bezetting en stem de vakanties op elkaar af.
  2. Zorg ervoor dat de collega’s die (een gedeelte van) jouw werkzaamheden overnemen, goed zijn ingewerkt en bij de (digitale) dossiers kunnen.
  3. Zorg dat je een laptop bij je hebt met toegang tot de meest wezenlijke dossiers voor het geval je ondanks alles zelf een noodgeval moet oplossen.

Overige Zaken

Voor onze administratieklanten: De AVG verplicht ons om met u in een aparte overeenkomst diverse zaken vast te leggen, een verwerkersovereenkomst. U krijgt die een dezer dagen per e-mail van ons toegestuurd met het verzoek om deze in te vullen met uw NAW gegevens en ondertekend terug te sturen. Na de vakantie controleren we of we uw verwerkersovereenkomst al retour hebben ontvangen. Het is van belang deze terug te sturen omdat we anders ons werk even moeten staken.

Voor eenmanszaken: Je BTW nummer gaat veranderen per 1 januari 2018. Nu nog is je BTW nummer gelijk aan je BSN. Dat mag niet meer, vanwege de privacywet AVG. Daarom krijgt iedereen voor wie dit geldt vanaf (uiterlijk) 1 januari 2018 een nieuw BTW nummer.

Graag uw reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *