Vergeet niet om tijdig aan te zeggen

U bent verplicht om uw medewerkers met een contract voor bepaalde tijd – dat ten minste zes maanden betreft – minimaal een maand van tevoren schriftelijk te laten weten of hun contract verlengd wordt of niet. Deze schriftelijkheid van de aanzegging is vereist om onduidelijkheden te voorkomen over de voortzetting of beëindiging van het dienstverband. Komt u deze verplichting niet of niet tijdig na, dan heeft de werknemer recht op een aanzegvergoeding. Die is gelijk aan het loon over de periode dat u te laat bent met de aanzegging, maar is wel gelimiteerd tot één maandsalaris.

Tip
Leg de inhoud en de uitkomst van het gesprek met uw medewerker over de voortzetting of opzegging van het contract schriftelijk vast en voorkom dat u de aanzegvergoeding moet betalen.

Auto van de zaak voor en na start arbeidscontract 

Stelt u aan een werknemer een auto voor privégebruik ter beschikking, dan is dat voordeel loon uit dienstbetrekking. Dat is ook het geval als hij of zij de auto mag gebruiken voor de ingangsdatum van zijn arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld om eerst nog met vakantie te gaan. De bijtelling verwerkt u in de aangifte loonheffingen over het tijdvak waarin de auto ter beschikking is gesteld. U draagt loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing), premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet af. Omdat de werknemer in dat tijdvak nog geen loon ontvangt, kunt u de loonheffing niet inhouden. Dit leidt tot een negatieve loonstrook, waarbij de werknemer loonheffing aan u moet betalen.
Kan dit ook anders? Ja, de loonheffing kan eventueel in een later tijdvak worden verrekend. U leent dan het bedrag van de loonheffing aan de werknemer. Een eventueel rentevoordeel is dan belast bij de werknemer of kan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. U kunt er ook voor kiezen om de loonheffing niet te verhalen op de werknemer. Dat voordeel is dan weer nettoloon van de werknemer. Dit nettoloon wordt gebruteerd of aangewezen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte gebracht.

Auto na einde arbeidsovereenkomst
Het kan ook zo zijn dat de werknemer de auto nog mag gebruiken na het einde van de arbeidsovereenkomst. De werknemer gebruikt de auto dan niet meer zakelijk. Als hij of zij de auto meer dan 500 km privé gebruikt, geldt de bijtellingsregeling. De bijtelling is loon uit vroegere dienstbetrekking, waardoor de groene tabel van toepassing is. De bijtelling is wel loon voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, maar u bent geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd

Gezamenlijke lunch – zakelijk of toch niet? 

Stel, u hebt de gewoonte om dagelijks voor uw personeel broodjes te bestellen bij de broodjeszaak om de hoek. Tijdens de gezamenlijke lunch in de kantine van uw bedrijf praten uw werknemers over het werk, maar ook over hun privébeslommeringen. Hoe moet u dan die maaltijd waarderen? Op de norm van € 3,35 of is de maaltijd gericht vrijgesteld? Volgens de Belastingdienst geldt het normbedrag. Maaltijden met een meer dan bijkomstig (10%) zakelijk belang zijn weliswaar gericht vrijgesteld, maar blijkbaar is de Belastingdienst van mening dat uw werknemers tijdens de lunch niet meer dan 10% over het werk praten. De Belastingdienst geeft ook nog iets anders aan.

Maaltijden tijdens een vergadering
Volgens de Belastingdienst wordt een maaltijd die tijdens een vergadering met een duidelijk zakelijk karakter wordt genuttigd, aangemerkt als een zakelijke maaltijd. Maar hoe toont u dat zakelijke karakter van een vergadering nu aan? Dat kan bijvoorbeeld met behulp van een deelnemerslijst. Als daar voor een deel externe zakelijke relaties op zijn vermeld, dan heeft de vergadering – en ook de maaltijd – een zakelijk karakter. Ook kan het tonen van notulen en/of aantekeningen van wat er is besproken wijzen op het zakelijke karakter van de vergadering.
Is er geen sprake van een zakelijke maaltijd, dan mag de werkelijke waarde van de maaltijd worden gehanteerd als deze lager is dan de norm van € 3,35. De norm van € 3,35 is namelijk slechts van toepassing op maaltijden met een waarde in het economische verkeer die hoger is dan € 3,35.

Werken waar men wil een stap dichterbij 

De huidige wetgeving biedt geen recht op thuiswerken. Wel kunnen uw werknemers op grond van de Wet flexibel werken een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats. U kunt dit verzoek echter op elke grond afwijzen. Dit in tegenstelling tot een verzoek tot wijziging van de arbeidsduur of werktijd. U kunt die verzoeken namelijk uitsluitend afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.
Binnenkort kunt u ook een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats niet meer op elke grond afwijzen. De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel dat dit regelt, onlangs aangenomen. Dient uw werknemer een dergelijk verzoek in en heeft hij of zij dit goed onderbouwd, dan moet u beoordelen of naar redelijkheid en billijkheid uw belangen opwegen tegen de belangen van uw werknemer. Daarbij betrekt u alle omstandigheden van het geval. Dit is dus een ander criterium dan dat geldt bij een verzoek tot wijziging van de arbeidsduur of werktijd. Als ook de Eerste Kamer instemt met dit wetsvoorstel, krijgen uw werknemers meer mogelijkheden om met name thuiswerken af te dwingen.

Start aanvraag definitieve vaststelling NOW 6.0 

Sinds 3 oktober 2022 is het loket bij het UWV open voor de aanvraag van de definitieve vaststelling van NOW 6.0. Deze achtste en laatste aanvraagperiode betreft het NOW-voorschot dat u over het eerste kwartaal van 2022 hebt ontvangen. U kunt voor het aanvragen van de definitieve vaststelling weer gebruikmaken van een speciaal formulier. Daarmee kunt u de aanvraag tot en met 2 juni 2023 doen. Dat lijkt nog ver weg, maar zorg ervoor dat u de benodigde documenten tijdig verzamelt en meestuurt. Als u een accountantsverklaring of derdenverklaring moet bijvoegen, moet uw accountant of financieel adviseur bovendien voldoende tijd hebben om deze verklaring op te stellen. Als u de definitieve berekening niet op tijd aanvraagt, loopt u het risico dat u het ontvangen NOW-voorschot volledig moet terugbetalen.

Let op
De aanvragen voor de definitieve berekening van NOW 3.1 tot en met 5.0 kunt u nog indienen tot en met 22 februari 2023.