Vastrecht Tips

Tips November 2003

Special: Vereisten aan facturen
Van belang voor ondernemers die te maken hebben met de Nederlandse omzetbelasting

Aanleiding voor deze special is dat de eisen die aan facturen worden gesteld, per 1 januari 2004 worden verscherpt. Deze special geeft de eisen weer zoals die gelden vanaf 2004.

Maatregelen o.a. ter bestrijding van uitstel van heffing van btw

Ook aan te ontvangen vooruitbetalingen moet een factuur ten grondslag liggen.
De factuur moet zijn uitgereikt uiterlijk de 15e van de maand ná die waarin de levering heeft plaatsgevonden. Als maandelijks wordt gefactureerd is facturering uitstel tot na de 15e maar uiterlijk tot het eind van de maand geen probleem.
Op de factuur moet de datum van verzending van de factuur staan, waardoor duidelijk is in welke btw-aangifteperiode de factuur thuishoort.

Maatregelen ter bevordering van controleerbaarheid

Nummering: Facturen moeten genummerd zijn zodat het direct duidelijk is als er een factuur uit de reeks ontbreekt.
Papier of electronisch: De factuur moet op schrift staan of electronisch worden verzonden. Voor electronische facturen gelden bijzondere eisen die vaak overleg vooraf met de belastingdienst eisen.
Gegevens ondernemer: Op de factuur moet niet alleen uw naam en adres staan, maar ook uw BTW-nummer.
Gegevens klant: Op de factuur moeten ook naam, en adres van uw klant staan, en in sommige gevallen zijn BTW-nummer. (Dat maakt het voor de belastingdienst gemakkelijker om aan de hand van gegevens die gevonden worden tijdens controle bij u ook uw afnemer te controleren, en andersom.) In de praktijk werken veel ondernemers inmiddels met de gewoonte om op al hun facturen het BTW-nummer van de klant te vermelden, ook al omdat uit een inmiddels achterhaalde interpretatie van de nieuwe regelgeving leek te volgen dat dat noodzakelijk was.
Controle of factuur alle omzet vermeldt: Op de factuur moet het gefactureerde bedrag excl. BTW staan, evenals de stuksprijs in geval aantallen worden gefactureerd, en evenals kortingen. Ook moeten op de factuur eventuele kortingen gespecificeerd staan.
Bewaarplicht: De facturen moeten bewaard blijven op grond van de algemene verplichting administratiegegevens te bewaren. Voor electronisch verzonden facturen gelden aangepaste bewaareisen.

Wist u dat

ook over doorberekende kosten BTW moet worden berekend? Alleen als u de kosten niet op eigen naam maar namens uw klant hebt gemaakt (de factuur van die kosten staat dan op naam van uw klant) en u slechts doorgeefluik bent voor de betaling, dan mag BTW-berekening achterwege blijven. U hebt dan ook geen recht op aftrek van BTW terzake van de kosten, maar uw klant wel. U moet hem dus de factuur van die kosten geven zodat hij die in zijn administratie kan verwerken.
U alleen recht op BTW-verrekening hebt als u beschikt over een factuur die aan bovenstaande eisen voldoet?

Let op: voor sommige branches gelden speciale regelingen. Voor leveringen en diensten aan particulieren (geen ondernemer, geen rechtspersoon) gelden op sommige punten soepeler vereisten.

Als u twijfelt of de opmaak van uw facturen volledig is neemt u dan contact met ons op via e-mail info@vastrecht.com of telefoon 070 - 31 31 000.