Vastrecht Belastingadviseurs
Vastrecht heeft een overzichtelijke checklist voor het bijhouden van factuurlijsten.
Checklist factuurvereisten
(Per oktober 2011, ook beschikbaar als pdf.)
Algemene eisen:
- Verzending op papier of elektronisch (in dat laatste geval aanvullende voorwaarden, zie hieronder);
- Verzending uiterlijk de 15e van maand na de maand waarin uw prestatie is geleverd / verricht (N.B. bij intracommunautaire leveringen / diensten is zelfs uitreiking op de dag zelf verplicht);
- Uw naam en adresgegevens als leverancier/dienstverlener;
- Uw eigen BTW-identificatienummer (= totaal 14 posities);
- De factuurdatum (=datum uitreiking factuur);
- Het factuurnummer, opeenvolgend genummerd met één of meer reeksen;
- De naam en de adresgegevens van uw afnemer/opdrachtgever;
- Het BTW-identificatienummer van de afnemer/opdrachtgever als sprake is van:
- Een intracommunautaire levering van goederen;
- Een intracommunautaire dienstverlening;
- Verlegging van BTW in Nederland, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw;
Ten aanzien van de door u verrichte prestatie:
- Een concrete omschrijving van de hoeveelheid van de door u geleverde goederen of de
omvang en aard van de door u verrichte diensten. Enkel een verwijzing naar een contract
tussen u en uw opdrachtgever is dus niet voldoende. Als korting wordt verleend moet dat
ook gespecificeerd staan.;
- De datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid;
- Bij een vooruitbetaling de datum van die vooruitbetaling als deze datum verschilt van de datum van uitreiking van de factuur;
- Het netto bedrag , dus exclusief BTW, eventueel gesplitst per BTW-tarief;
- De eventuele vooruitbetalingen en kortingen;
- Het BTW-tarief (0%, 6%, 19%);
- Het te betalen bedrag aan BTW in euro’s.
Ten aanzien van eventuele bijzondere regelingen:
- Bij een intracommunautaire levering van goederen op de factuur vermelden:
“intracommunity supply of goods, zero rated”;
- Bij een intracommunautaire dienst waarbij de heffing van Nederlandse BTW is verlegd naar
uw afnemer in een ander EU-land op de factuur vermelden: “VAT reverse charge rule”;
- Bij de verlegging van BTW in Nederland, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw
vermelden:”BTW verlegd”;
- Bij toepassing van een BTW-vrijstelling op de factuur vermelden: “vrijgesteld van BTW”;
- Bij toepassing van de margeregeling door een wederverkoper op de factuur vermelden: “margeregeling”.
Elektronisch factureren:
In 2009 heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat het elektronisch verzenden van uw
factuurgegevens vormvrij mag plaats vinden. Wij raden u aan om bijvoorbeeld uw facturen per email
middels een PDF-bestand te verzenden. Elektronisch factureren is uitsluitend toegestaan als uw
afnemer/opdrachtgever in Nederland is gevestigd. Naar verwachting zal elektronisch factureren
binnen de EU eerst vanaf 1 januari 2013 mogelijk zijn.
Waarom zijn de factuurvereisten van belang?
- U als BTW-ondernemer bent verplicht om juiste facturen uit te reiken aan andere BTW-
ondernemers;
- Als bij een boekenonderzoek uw onvolledige factuur wordt aangetroffen, kan de
Belastingdienst de aftrek van voorbelasting bij uw klant schrappen;
- Vanwege punt 2: Indien uw afnemer/opdrachtgever een onjuiste factuur ontvangt, kan hij/zij
u vragen om een nieuwe/verbeterde factuur uit te reiken, omdat hij/zij anders de BTW niet
kan verrekenen. Hierdoor zal uw debiteur later betalen dan verwacht;
- De onjuiste facturen die bij uw klanten worden aangetroffen tijdens een boekenonderzoek
kunnen voor de Belastingdienst aanleidinjg zijn om ook bij u een boekenonderzoek in te
stellen.
Bijkomende kosten:
Indien u uw afnemer/opdrachtgever naast de hoofdprestatie tegelijkertijd op een factuur tevens geringe bijkomende kosten berekent, volgen deze kosten in het algemeen het geldende BTW-tarief van de hoofdprestatie. Indien u goederen levert aan een afnemer in Nederland en u berekent deze opdrachtgever tevens de vervoerskosten van de goederen, volgen deze vervoerskosten de hoofdprestatie. Als de levering van de goederen belast is met 19% aan BTW, zijn de vervoerskosten eveneens belast met 19% aan BTW. Hetzelfde geldt bij het verrichten van diensten en bijkomende kosten als reiskosten en administratiekosten.
Het is dus een misverstand te denken dat bijkomende kosten aan uw klant doorbelast mogen worden zonder berekening van BTW.